技能証明の更新もれをゼロにする方法——登録講習機関のDIPS運用でつまずきやすい3つのポイント

登録講習機関として日々の運営をしていると、「技能証明の更新もれ」は誰もが一度は肝を冷やす問題です。 私たち自身が登録講習機関を運営する中で実際に苦労してきた経験から、DIPSのデータを使って更新リマインドを行う際に つまずきやすいポイントを3つに整理しました。

DIPSから取得できる3種類のデータ

まず前提として、DIPSからダウンロードできる登録講習機関向けの一覧には主に3種類があります。

• 技能証明者番号情報一覧：技能証明を取得済みの人と、その有効期限が分かる
• 技能証明申請者番号情報一覧：これから技能証明を申請する人の情報
• 更新講習受講者一覧：更新講習をすでに予約・受講した人の情報

更新リマインドの精度を上げるには、この3つを正しく組み合わせて使う必要があります。1つ目だけを見て機械的にリマインドを送ると、 次に説明するような事故が起こりがちです。

つまずきやすい3つのポイント

① 更新講習を受講済みの人にまでリマインドを送ってしまう

「技能証明者番号情報一覧」の有効期限だけを見てリマインドを設計すると、すでに更新講習を予約・受講した人にも 機械的に催促メールが届いてしまいます。受講者からすれば「もうやったのに」という不満につながり、機関への信頼を損ないかねません。 これを防ぐには、「更新講習受講者一覧」の情報を突き合わせ、該当者を自動的に除外する仕組みが必要です。

② 複数のExcelファイルを手作業で突き合わせる手間

上記①を手作業でやろうとすると、3つの一覧をExcelでVLOOKUPしながら突き合わせる作業が発生します。受講者数が数十人程度なら まだ耐えられますが、100人・200人と増えるにつれて、この単純作業だけで毎月何時間も溶けていきます。しかも人がやる以上、 突き合わせミスによる見落としのリスクもゼロにはできません。

③ リマインドを「いつ・何回」送るかの設計

技能証明の有効期限は3年間と長いため、直前の1回だけのリマインドでは間に合わないことがあります。かといって早すぎる時期に 送っても「まだ先の話」と流されてしまいます。実務上は、有効期限の9ヶ月前あたりから段階的に頻度を上げていく設計が 現実的です。ここも、受講状況に応じて自動的にスキップする仕組みと組み合わせて初めて機能します。

まとめ：手作業の限界は「仕組み化」で超える

3つのポイントに共通するのは、「DIPSの複数の一覧データを正しく突き合わせ、受講状況に応じて自動でスキップする仕組み」が 無いと、どれだけ気をつけていても手作業では限界があるということです。受講者数が増えるほど、この仕組みの有無が 運営の負担を大きく左右します。